Privacyverklaring PKZ Kraamzorg; informatie voor onze relaties

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren is het nodig om persoonsgegevens van u te verwerken.

Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie verstrekken over een individueel persoon, zoals contactgegevens, maar ook financiële gegevens of gegevens over andere privacygevoelige zaken. Uiteraard hebben wij maatregelen genomen om te voldoen aan de nieuwe wetgeving. Graag informeren wij u hierover.

Persoonsgegevens

Als wij persoonsgegevens verwerken, doen wij dat altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de wet en ons interne privacybeleid. De basisbeginselen van ons interne privacybeleid zijn:

• Via het aanmeldformulier c.q. bij indiensttreding vragen wij u altijd eerst om toestemming om uw gegevens te mogen verwerken.
• We vertellen u altijd wat wij doen met uw gegevens en hoe u bijvoorbeeld uw recht op inzage en bezwaar kunt uitoefenen.
• We gebruiken de gegevens alleen voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. In het geval van PKZ is dat de zorgverlening aan haar cliënten alsmede de financiële administratie en de verplichte archivering daaromtrent en de personeelsadministratie alsmede de verplichte archivering.
• We verzamelen, gebruiken en bewaren niet meer gegevens dan wij nodig hebben om het doel te bereiken waarvoor wij de gegevens hebben verkregen en alleen als er geen andere manier is om hetzelfde doel te bereiken.
• Hoe privacygevoeliger de informatie, des te minder gebruik wij maken van de gegevens.
• We gebruiken de gegevens alleen voor zover daarvoor een in de wet vermelde grond bestaat.
• We nemen passende beveiligingsmaatregelen tegen verlies van of onbevoegde toegang tot de persoonsgegevens.
• We verstrekken uw persoonsgegevens alleen aan derden als daar een wettelijke verplichting voor bestaat of noodzakelijk is voor de uitvoering van optimale zorgverlening en/of personeelsadministratie mits  wij voldoende waarborgen krijgen voor de bescherming van uw gegevens en deze waarborgen zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
• Binnen de geboortezorgketen zijn wij een zorgeenheid met de verloskundige en kunnen wij over en weer gegevens verstrekken. Bij overdracht naar andere zorgverleners is altijd vooraf uw toestemming nodig. Zie hier het Informatieformulier
• U mag uw toestemming altijd weer intrekken tenzij er voor ons een wettelijke plicht bestaat de persoonsgegevens te delen.

In deze privacyverklaring vindt u informatie over wat wij met de persoonsgegevens doen die wij krijgen bij de uitvoering van onze activiteiten. In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de volgende vragen:

1. Welk type persoonsgegevens verwerken we?
2. Voor welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?
3. Waarom mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken?
4. Wie hebben er toegang tot uw persoonsgegevens?
5. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?
6. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
7. Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over het gebruik van mijn persoonsgegevens?
8. Hoe zit het met het gebruik van mijn persoonsgegevens door derden?
9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
10. Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens (en hoe kunt u ze uitoefenen)?
11. Plaatsen jullie cookies als ik jullie website bezoek?
12. Gebruiken jullie mijn gegevens voor het versturen van nieuwsbrieven?

1. Welk type persoonsgegevens verwerken we?

Cliënt

• Contactgegevens: naam, adres, PC, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
• Gegevens t.b.v. de uitvoering van kraamzorg: gezinssamenstelling, taal, cultuur, religie, relevante medische gegevens en andere gegevens die voor de cliënt belangrijk zijn om met ons te delen.
• Gegevens t.b.v. financiële afwikkeling: BSN, zorgverzekeraar, polisnummer.

Medewerker

• Contactgegevens: naam, adres, PC, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres.
• Gegevens m.b.t. functie: diploma, VOG, inschrijving register BIG of KCKZ, Functioneren.
• Gegevens t.b.v. loonadministratie, verzuim, UWV en belastingdienst.

2. Voor welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

PKZ verwerkt uw persoonsgegevens om de volgende redenen:

• De uitvoering van de overeenkomsten zowel met cliënten als medewerkers.
• Het voeren van een adequate cliënten- en medewerkers-administratie.

3.  Waarom mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken?

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor:

• De uitvoering van de overeenkomsten met onze cliënten.
• De uitvoering van een adequate loonadministratie.
• Het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
• Het kunnen voldoen aan de regelgeving omtrent crediteuren- en debiteurenbeleid.

4.  Wie hebben er toegang tot uw persoonsgegevens?

 Cliënt

Intern: de directie van PKZ, de administratief medewerker, de planning en gedeeltelijk, voor de noodzakelijke gegevens voor de uitvoering van zorg, de aan u toegewezen zorgverlener.

Extern: de accountant, de zorgverzekeraar, indien noodzakelijk medewerkers van Atermes (Elektronisch patiënten dossier) en indien dit voor de uitvoering en kwaliteit van zorg noodzakelijk is onze geboortezorgpartners binnen VSV Zoetermeer.

Medewerker

Intern: de directie van PKZ, de teamleider en de administratief medewerker . Voor het verzuim: de directie en de preventiemedewerker (allen geautoriseerd voor het eigen te bewerken deel). De planning voor de NAW gegevens, mail en telefoonnummer.

5.  Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Cliënt

De  Inspectie van de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) heeft zorginstellingen verplicht om de individuele zorgdossiers gedurende 20 jaar te bewaren. Na afsluiting van de zorg gaat het dossier in het digitaal archief en worden er geen gegevens meer verwerkt.  Financiële gegevens worden 7 jaar bewaard (fiscale verplichting).

Medewerker

PKZ bewaart de gegevens van de medewerker die in dienst is in een persoonlijk dossier. Dit dossier is alleen inzichtelijk en te bewerken door diegenen die hiervoor bevoegd zijn.

PKZ bewaart de gegevens van een  medewerker die uit dienst is getreden tot 7 jaar na datum uitdiensttreding. Dit in verband met mogelijk onderzoek van het UWV, PFZW en/of de belastingdienst.

6.  Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De directie van PKZ is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en het beschermen van uw privacy.

7.  Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen heb over het gebruik van mijn persoonsgegevens?

U kunt voor vragen over uw persoonsgegevens terecht bij de directeur of de teamleider van PKZ.

8.  Hoe zit het met het gebruik van mijn persoonsgegevens door derden?

PKZ heeft met derden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van uw zorg, c.q. uw medewerkers-administratie een verwerkersovereenkomst gesloten. Met overige derden worden geen gegevens gedeeld.

9.  Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Uw gegevens worden door ons beveiligd via een autorisatieprogramma. Verder gebruiken wij voor de communicatie beveiligde kanalen zoals ZorgMail naar onze ketenpartners en secure e-mail  met een twee-factor authenticatie naar instanties die geen beschikking hebben over ZorgMail.

10. Welke rechten heeft u met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens (en hoe kunt u ze uitoefenen)?

U heeft volgens de wet AVG het recht om vergeten te worden. Dit betekent dat u PKZ kan verzoeken om al uw gegevens te verwijderen. Zolang er geen wettelijke bewaarplicht bestaat zal PKZ hier ook aan voldoen.

Naast het recht om vergeten te worden, heeft u ook het recht om op een duidelijke manier geïnformeerd te worden over welke gegevens wij verwerken en op welke wijze dat gebeurt.

11.  Plaatsen jullie cookies als ik jullie website bezoek?

PKZ maakt geen gebruik van cookies op de website.

12. Gebruiken jullie mijn gegevens voor het versturen van nieuwsbrieven?

PKZ verstuurt geen nieuwsbrieven aan derden waarbij uw persoonlijke gegevens worden verwerkt.